LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
MENGELOLA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
(SISTEM BUKU AGENDA DAN KARTU KENDALI)
DI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR
DISUSUN OLEH :
NAMA : DESTI PUSPARANI
NIS : 1714
KOMP.KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 KAYUAGUNG
TAHUN 2016
HALAMAN
PENGESAHAN
Laporan ini telah
disetujui dan disahkan
di : Kayuagung
Pada tanggal :
Mei 2016
Pembimbing I, Pembimbing
II,
Aditya Indra
Prawira, S. Pd Endang
.R.W. Lestari, S.S
NIP
19860223 201503 1 001 NIP 19670310
201406 2 001
Mengetahui :
Kepala Sekolah,
H. Abdul Gofar, S.Pd., M.Pd.I.
NIP
19611023 198403 1 001
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul …………………………………………………..…. i
Halaman
Pengesahan …………………………………………………....... ii
Daftar
Isi ……………………………………………………... iii
Kata
Pengantar …………………………....………………………... iv
BAB
I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penulisan laporan………………….…….......... 1
1.2
Tujuan penulisan Laporan……………...…………………….... 1
1.3 Waktu pelaksanaan kegiatan
prakeri……………………........... 2
1.4 rumusan masalah…………………………..………..…............. 2
BAB
II PROSES DAN HASIL BELAJAR DI INDUSTRI (DU/DI)
2.1 Latar Belakang Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika... 4
2.2 Struktur Organisasi…………………………………………….……
6
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Surat Masuk dan Keluar
…………………….……......... 8
3.2 Tujuan Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar………………... 8
3.3 Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Menggunakan Buku Agenda......
8
3.4 Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Menggunakan Buku Agenda...... 14
3.5 Proses Hasil Belajar di Tempat
Prakerin…………………...……….
17
BAB
IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan……………………………………………………......... 19
4.2 Saran-Saran………………………………………………………….
20
LAMPIRAN
Daftar
Gambar
Foto kopi Jurnal Kegiatan
KATA
PENGANTAR
Segala puji bagi Allah, Tuhan Yang
Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan anugerah-Nya kepada penulis,
sehingga laporan Praktik Kerja Industri ini dapat penulis selesaikan dengan
tepat waktu dan tanpa hambatan.
Laporan Praktik Kerja Industri ini
penulis susun sebagai salah satu persyaraatan untuk mengikuti Ulangn Kenaikan
Kelas (UKK), dan sebagai bentuk pertanggungjawaban bahwa penulis telah
menyelesaikan Praktik Kerja Industri di Dinas Perhubungan Informasi dan
Informatika selam 3 (tiga) bulan.
Melalui kesempatan ini pula penulis
menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada :
1. Bapak
H. Abdul Gofar, S.Pd., M.Pd.I., selaku kepala SMK Negeri 1 Kayuagung.
2. Bapak, Tohir Yanto, S.Sos selaku kepala Dinas
Perhubungan Informasi dan Informatika, yang telah memberikan tempat dan waktu
untuk Prakerin.
3. Bapak
Aditya Indra Prawira, S.Pd selaku pembimbing Prakerin.
4. Ibu
Teti Laksanawati S.Pd. Ek.,selaku pembimbing penulis laporan.
5. Segenap
guru dan tata usaha SMK Negeri 1 Kayuangung.
6. Orang
tua yang telah memberi dukungan, bantuan moril dan material.
7. Teman-teman
seperjuangan.
Penulis
menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, maka penulis mengharap segala kritik dan saran
yang bersifat membangun demi kesempurnaanlaporan ini.Semoga laporan ini
bermanfaat bagi penulis dan bagi pembaca pada umumnya.
Kayuagung, Mei 2016
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Latar
Belakang Pelaksaaan Prakerin
1.1
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
Kegiatan praktik kerja industri merupakan kurikulum pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan yang mendukung
kegiatan belajar mengajar siswa melalui kegiatan praktik kerja
secara langsung di dunia kerja sesuai dengan program studi tertentu untuk
mencapai keahlian kerja sebagai bekal untuk bekerja secara profesional. Untuk
mewujudkan tujuan tersebut, maka diterapakan suatu sistem pendidikan yang
dikenal dengan istilah “Praktik Kerja
Instansi (Prakerin)”. Atau disebut juga dengan “Pendidikan
Sistem Ganda (PSG)”.
Sistem ini merupakan suatu bentuk
penyelenggaraan pendidikan keahlian yang profesional
yang berfungsi untuk memadukan secara sistematis program
pendidikan di sekolah dengan program penguasaan keahlian melalui kegiatan
bekerja secara langsung dan terarah untuk mencapai tingkat keahlian yang professional dengan
bidang-bidang tertentu. Keahlian profesional hanya dapat dikuasai melalui cara
mengerjakan langsung pekerjaan pada bidang profesi yang ada dalam dunia kerja. Sehubungan
dengan itu, maka siswa-siswi SMK pada
jenjang ini sangat diwajibkan untuk mengikuti suatu kegiatan praktik kerja industri.
1.2 Tujuan penulisan Laporan
PRAKERIN ditunjukkanuntuk membentuk supaya memiliki
professional antara lain :
1. Meningkatkan,
memperluas dan menetapkan keterampilan yang membentuk kemampuan siswa sebagai
bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program keahlian.
2. Menumbuhkembangkan
dan memanfaatkan siswa professional untuk memasuki lapangan kerja sesuai dengan
bidangnya.
3. Meningkatkan
pengalamam siswa pada aspek-aspek usaha yang potensial dalam lapangan kerja
antara lain : Struktur Organisasi Usaha, Asosiasi Usaha, Jenjang Karir, dan
Menengah Usaha.
4. Memberikan
kesempatan pada siswa untuk memasyarakatkan diri pada sesuatu atau iklim lingkungan
kerja sebagai penerima upah maupun sebagai pekerja mandiri terutama yang
berkenaan dengan disiplin kerja.
5. Meningkatkan,
memperluas dan memantapkan proses penyerapan proses teknologi baru dari
lapangan sekolah dan sebaliknya.
6. Memperoleh
masukan dan upah baik untuk memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian Pendidikan
kejuruan.
7. Menjalin
kerja sama dengan dunia usaha secara Institusional untuk memberikan peluang
masuk ditempatnya alumni.
1.3 waktu pelaksanaan kegiatan prakerin
Dimulai
pada tanggal 4 januari 2016 sampai 4 april 2016
1.4 rumusan masalah
1.
Menata dan merapikan dokumen yang sudah disiapkan mengenai dokumen
tentang pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatik
2.
Membersihkan, menerapkan, dan memelihara sistem kearsipan mengenai arsip
tentang kartu izin usaha angkutan mobil barang
3.
Membukukan mutilasi dan selisih kas kecil mengenai selama perjalanan dinas luar daerah
4.
Mendokumentasikan bukti-bukti kas kecil mengenai pengeluran selama
perjalanan dinas luar daerah
5.
Membersihkan dan menerapkan lingkungan hidup (pembersihan halaman)
bersama
6.
Melakukan pengarsipan mengenai kartu izin usaha mobil barang
7.
Melakukan penggandaan surat/dokumen mengeni dokumen tentang biodata
pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatika
8.
Membuat dokumen/surat tentang surat izin masuk kota untuk mobil
9.
Membuat catatan dikte untuk menghasilkan naska atau dokumen tentang data
data pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatika
10.
Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam mengola dokumen (membuat
surat tugas nge-PAM (Petugas Arus lalu lintas Masyarakat))
11.
Menggunakan peralatan kantor (komputer, guillotine)
12.
Melakukan surat-menyurat (surat keluar/surat tugas diluar daerah dalam
rangka mengamati jalan raya)
13.
Melakukan surat-menyurat (surat keluar/surat tugas diluar daerah dalam
rangka mengamati jalan raya)
BAB II
GAMBARAN UMUM TENTANG INSTANSI/PERUSAHAAN
2.1 Latar Belakang Dinas Perhubungan Komunikasi
Dan Informatika
A.
Gambaran Umun Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Ogan Komering Iilir
Berdasarkan
Peraturan Daerah Ogan Komering Ilir Nomor 4 Tahun 2008 tanggal 31 januari 2008
tentang Pembentukan Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Teknis Daerah,maka Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Ogan Komering Ilir mempunyai Kedudukan, Tugas dan Fungsi.
1 Kedudukan
a. Dinas
Perhubungan, Komunikasi danInformatika Kabupaten Ogan Komering Ilir merupakan
salah satu instansi penyelenggaraan pemerintah daerah.
b.
Dinas Perhubungan Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Ogan Komering Ilir dipimpin oleh kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Seketaris daerah.
2.
Tugas Pokok
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Ogan Komering Ilir mempunyai
tugas melaksanakan Pelayanan,Pembangunan dan menyusun kebijakan daerah di
bidang Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ogan Komering Ilir.
3. Fungsi
Untuk
melaksanakan tugas tersebut maka Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Ogan Komering Ilir melaksanakan fungsi:
a.
Pengelolaan urusan Umum, Keuangan
Perencanaan.
b.
Perumusan kebijakan teknis bidang
pembangunan sub sektor
c. Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika.
d. Penyelenggaraan
pengurusan pemerintah dan pelayaan.
e.
Pembina dan pelaksana tugas bidang
pembangunan sub sektor
a. Perhubungan,
Komunkasi dan Informatika.
b. Pengawasan
meliputi segala usaha dan kebijakan untuk melaksanakan pengawasan teknis di bidang Perhubungan, Komunikasi dan
Informatikasesuai dengan ketentuan
perundang undang yang berlaku.
c. Pelaksanaaan
tugas lain yang di berikan oleh Bupati sesuai dengan
d. Tugas
pokok dan fungsinya.
4.
Susunan Organisasi (Struktur Organisasi)
Susunan Organisasi Dinas perhubungan,Komunikasidan
Infornatika Kabupaten Ogan Komering Ilir,
terdiri dari :
4.1 kepala dinas
4.2 Seketaris
Dinas, dibantu oleh:
a.
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian
Perencanaan
4.3 Bidang Lalu Lintas Angkutan Jalan (LLAJ), dibantu oleh:
a. Seksi Lalu
Lintas Angkutan Jalan
b. Seksi Parkir,
dan
c. Seksi Teknik
Sarana Prasarana Jalan
4.4 Bidang Lalu Lintas Angkutan
Sungai (LLASDP), dibantu oleh:
a. Seksi Lalu
Lintas Angkatan Sungai
b. Seski
Keselamatan Pelayaran, dan
c. Seksi Teknik
Sarana Prasarana Sungai
4.5
Bidang Komunikasi dan
Informasi,dibantu oleh:
a. Seksi
Penyuluhan
b. Seksi
Informasi dan
c. Seksi
Telekomunikasi
4.6 Bidang Pengendalian Oprasional, dibantu
oleh:
a. Seksi Pengendalian
Oprasional Angkatan Jalan
b. Seksi
Pengendalian Oprasioanl Angkatan Sungai,dan
c. Seksi Monitoring
4.7
Kepala UPTD Terminal, dibantu oleh :
Sub Bagian Tata Usaha pada UPTD Terminal
4.8
Kepala UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor, dibantu oleh:
Sub Bagian Tata Usaha pada UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor
5. Sumber Daya Aparatur
Untuk mengola potensi sumber daya
alam dengan organisasi yang memadai, serta sumber daya manusia yang cukup.Dinas
Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ogan Komering Ilir terus
meningkatkan kualitas SDM yang tersedia.
Jumlah
pegawai dilingkungan Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten
Ogan Komering Ilir per 31 Desember 2016
berjumlah 75
orang yang terdiri dari: 47 orang PNSlaki-
laki dan 10 PNS perempuan.
2.2 Stuktur Organisasi Instansi/Perusahaan
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
pengertian surat masuk dan surat keluar
Surat masuk
adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal
dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat keluar
adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
3.2 tujuan pengelolaan surat masuk dan surat
keluar
Tujuan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pengelolaan surat masuk merupakan
salah satu kegiatan di bidang administrasi yang dilaksanakan dalam rangka
memberi pelayanan kepada berbagai unit organisasi guna mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Surat dikelola bukan untuk menjadi beban tambahan bagi sebuah
kantor atau organisasi
3.3 prosedur pengurusan surat masuk menggunakan
buku agenda
Pengurusan Surat Masuk dan Keluar
dengan Buku Agenda
a. Prosedur
Pengurusan Surat Masuk
1) Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
·
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
·
Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
·
Menggolong surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
·
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
2) Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut.
Tujuan penyortiran surat adalah :
·
Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima
·
Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat
·
Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
·
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat
dinas lainya
·
Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas
rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia
·
Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti
surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.
3) Pencatatan
Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan
pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :
·
Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat
menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau
kalimat yang dianggap penting
·
Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju
·
Pemeriksaan lampiran-lampiran
·
Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang
meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas
halaman surat.
4) Mengagendakan
surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar
ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat
Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya yaitu setiap
surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.
Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal
dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan
tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar
penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan
tentang surat-surat masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang
dikirim oleh kantor yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi
satu buku. Dengan demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat
masuuk dan surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan.
Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.
5) Pengarahan dan
penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut
:
·
Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip)
oleh sekretaris atau kepala tata usaha
·
Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada
pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan
menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
·
Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau
kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk
diproses dengan lembar disposisi.
Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui
beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau petugas pengarah surat
dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar beredar. Dengan demikian
surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka
sekretaris atau peugas penanganan surat perlu memperbanyak surat tersebut untuk
ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut penggandaan,
biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi stensil.
Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk
membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposi dapat dibedakan
atas dua macam, yakni :
·
Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat
·
Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar
tersendiri.
6) Penyampaian
surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
·
Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi
Intern
·
Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
·
Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk
dicatat dalam buku pengarahan.
7) Penyimpanan
berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris
dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut.
Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas
penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya
sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.
Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
·
Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan.
Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file
atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang
memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
·
Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan,
instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun
·
Menyortir
·
Menyimpan ke dalam folder tertentu
·
Menata arsip yang baik serta teratur.
3.4 prosedur pengurusan surat keluar menggunakan
buku agenda
Surat keluar adalah
surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain.
Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan
oleh tiga faktor :
1) Merupakan
jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima
2) Karena
merupakan kebutuhan.
3) Karena
akan memberikan sesuatu hal.
Prosedur pengurusan surat keluar atau pengiriman surat secara umum adalah
sebagai berikut :
A. Persiapan
Dalam pengelolaan surat
memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan
surat. Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
a. Menentukan
jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.
b. Mengemukakan
ide, fakta dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.
c. Menentukan
bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
d. Menghindari
singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit
e. Menggunakan
bahasa yang singkat, jelas dan sopan.
f. Menggunakan
bahasa yang baku.
Setelah memperhatikan hal-hal
tersebut diatas, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan
surat ataupun masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat.
Disamping itu seorang penulis surat harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan
atau pejabat lain yang minta dibuatkan surat. Surat yang disusun harus
sesuai dengan catatan yang diberikan.
B. Pembuatan
Konsep Surat (draft)
Konsep surat sebaiknya dibuat dan
disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang
telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk
mengetiknya. Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan
juru tik, karena dia harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk
surat yang sebenarnya.
Ditinjau dari segi pembuatannya,
maka konsep surat dapat dilakukan dengan dua sistem :
1) Sentralisasi
Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit
tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)
2) Desentralisasi
Konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing unit atau bagian. Dengan
arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor membuat konsep surat
sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.
C. Persetujuan
Konsep Surat
Apabila konsep surat telah
selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada
pimpinan. Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya
tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan. Surat yang
sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan
atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada
blangko isian lembar konsep.
D. Mengagendakan
Surat
Setelah konsep surat disetujui,
kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode
atau nomor surat.
Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII /
2006. Artinya :
001 : Nomor urut yang diambil dari buku
agenda
KP : Masalah Kepegawaian (bersumber
dari indeks yang dipakai )
VII : Bulan surat dibuat
2006 : Tahun Surat dibuat
E. Pengetikan
Konsep
Konsep surat yang telah
mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, kemudian
diserahkan pada unit pengetikan. Oleh juru tik konsep surat diketik
kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.
Surat yang diketik harus
kelihatan rapi. Harus diketik pada kertas yang bagus, rapid an
sistematis. Sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya.
Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.
F. Pemeriksaan
Konsep
Pemeriksaan konsep surat harus
dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi
(net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.
G. Penandatanganan
surat
Apabila tidak terdapat lagi
kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada
pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang
akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature
folder)
H. Pemberian
Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani
oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel. Bila terdapat
surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan
dianggap kurang syah. Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung /
menyentuh sedikit tanda tangan.
I. Melipat
Surat
Surat-surat yang telah
ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim
ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai
arsip. Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam
bentuk tertentu.
Ada 8 cara melipat surat, yaitu :
Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold,
lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan
akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold),
lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).
J. Penyampulan
surat
Selesai dilipat, surat harus
diberi sampul atau amplop. Pada sampul surat harus dilengkapi :
a. Alamat
pengirim bila tidak memakai kop surat.
b. Nomor
surat diketi di kiri atas di bawah kop surat.
c. Cap
dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.
d. Stempel
bebas bea atau perangko secukupnya.
K. Pengiriman
Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan
dengan cara :
a. Dikirim
langsung, surat tersebut dikirim langsung atau sendiri ke alamatnya dengan
menggunakan buku ekspedisi.
b. Dikirim
melalui pos Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua bagian :
a. Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam
sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern.
b. Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.
L. Penyimpanan
Surat
Surat yang asli dikirim kealamat
yang dituju. Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan
sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.
3.5 Proses/Hasil
Belajar di Tempat Prakerin
Selama
melaksanakan Prakerin di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan InformatikaKabupaten
Ogan Komering Ilir penulis memperoleh hasil antara lain:
1.
Menata dan merapikan dokumen yang sudah disiapkan mengenai dokumen
tentang pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatik
Penaatan Dokumen Kantor
Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor.
Dokumen-dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat
atau tidak rusak dan mudah ditemukan jika dibutuhkan
2.
Membersihkan, menerapkan, dan memelihara sistem kearsipan mengenai arsip
tentang kartu izin usaha angkutan mobil barang
3.
Membukukan mutilasi dan selisih kas kecil mengenai selama perjalanan dinas luar daerah
4.
Mendokumentasikan bukti-bukti kas kecil mengenai pengeluran selama
perjalanan dinas luar daerah
5.
Membersihkan dan menerapkan lingkungan hidup (pembersihan halaman)
bersama
6.
Melakukan pengarsipan mengenai kartu izin usaha mobil barang
7.
Melakukan penggandaan surat/dokumen mengeni dokumen tentang biodata
pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatika
8.
Membuat dokumen/surat tentang surat izin masuk kota untuk mobil barang.
9.
Membuat catatan dikte untuk menghasilkan naska atau dokumen tentang data
data pegawai dinas perhubungan komunikasi dan informatika
10.
Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam mengola dokumen (membuat
surat tugas nge-PAM (Petugas Arus lalu lintas Masyarakat))
11.
Menggunakan peralatan kantor (komputer, guillotine).
12.
Melakukan surat-menyurat (surat keluar/surat tugas diluar daerah dalam
rangka mengamati jalan raya)
BAB IV
PENUTUP
4.1
KESIMPULAN
Kegiatan Praktek Kerja Industri
merupakan kegiatan yang sangatbermanfaat bagi siswa dan siswi, dan dapat
mengenal lebih jauh bagaimana cara bekerja dilapangan sesuai keahlian
masing-masing siswa. Sehingga siswa dapat melihat gambaran mengenai kagiatan
bidang usaha dimasa yang akan datang, serta siswa-siswi mengetahui standar
kompetensi yang akan dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja.Dalam dunia usaha
dibutuhkan kedisiplinan yang cukup baik, instansi-instansi biasanya memerlukan
karyawan yang disiplin, terampil, rajin dan cerdas.
Pada praktek kerja Industri ini
diperlukan keahlian yang cukup. Selama penulis melaksanakan Prakerin (Praktek
Kerja Industri) diDinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ogan
Komering Ilir khususnya di pusat kearsipannya, penulis merasa bangga bisa
mendapatkan Ilmu yang belum pernah penulis dapatkan sebelumnya serta memperoleh
banyak pengalaman.
Tujuan lain Prakerin (Praktek Kerja
Industri) adalah menambah wawasan yang luas bagi siswa dan siswi, terutama
dalam bidang yang di tempatinya. Adapula tempat yang disukai yakni diruangan
pemilahan arsip, penulis bisa belajar dan dapat mengetahui yang belum penulis
dapatkan selama ini, terutama pengetahuan tentang berbagai arsip yang tersedia.
Praktek Kerja Industri telah
terlaksana dengan baik, dengan program keahlian masing-masing tanpa halangan
apapun dan penulis mengucapkan banyak terima kasih kepadaDinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kabupaten Ogan Komering Ilir yang telah bersedia
menerima penulis apa adanya untuk melaksanakan Prakerin (Praktek Kerja
Industri) dan bersedia mendampingi penulis selama Prakerin berlangsung.
4.2 SARAN
Untuk
semua para siwa dan siswi serta teman seperjuangan mendapatkan banyak pelajaran
dan memiliki motivasi untuk tujuan dimasa depannya dan para guru pembimbing
dapat memberikan arahan juga perhatian untuk para siswa dan siswi.
Gambar/ Hasil
Dokumentasi Selama Kegiatan Magang Di Dinas Perhubungan Komunikasi Dan Informatika
Kabupaten
Ogan Komering Ilir